Un plan de mantenimiento consiste en el conjunto de acciones, inspecciones y reparaciones programadas con el fin de prevenir potenciales incidencias y maximizar la disponibilidad de una flota de vehículos. Esa programación permite adelantarse a las averías que puedan sufrir las unidades de transporte y sustituir en su debido momento las piezas o componentes que presentan un desgaste natural debido a su uso. Por otra parte, se trata de la mejor forma de garantizar la seguridad tanto de los conductores profesionales como de los equipos. Un plan de mantenimiento para una flota vehicular es además la mejor forma de cumplir con las inspecciones de seguridad periódicas que realizan las administraciones.
Claves sobre cómo hacer el mantenimiento preventivo
Para reducir los costes en mantenimiento correctivo es imprescindible que nuestro plan tenga como eje fundamental una serie de acciones:
Implantar criterios particularizados
Cada compañía debe establecer una serie de criterios que determinen cuándo deben someterse a revisión y labores de mantenimiento los vehículos de su flota. Estas funciones pueden efectuarse de acuerdo con criterios de tiempo, de número de kilómetros recorridos, de horas de puesta en marcha del motor o de litros de carburante consumidos (que se pueden cuantificar a partir de las mediciones de recargas del depósito). El plan de mantenimiento de flota vehicular debe recoger las particularidades de cada vehículo, como la antigüedad o el uso que se le da (carretera, ciudad, etc.).
Establecer checkpoints
Todo plan de mantenimiento debe implicar una lista de verificación. Entre los mantenimientos preventivos básicos que deben aplicarse en el plan de acción de los vehículos no pueden faltar:
- Sustitución del aceite de motor, filtro del aceite y filtro del motor.
- Revisión del sistema de frenos.
- Comprobación del estado de neumáticos y llantas.
- Cambio de pastillas, discos y líquido de frenos (cada 2 años o 30.000 kilómetros).
- Alineación y balanceo (cada 10.000 kilómetros).
- Revisión de los sistemas de dirección y suspensión.
- Verificación de los componentes del sistema de refrigeración.
- Componentes del sistema eléctrico y batería (2-3 años).
- Sustitución de faros (cada 2 años o 50.000 kilómetros).
- Sistemas de seguridad activa y pasiva.
- Carrocería, vidrios y espejos.
Decidir entre un mantenimiento interno o la contratación de proveedores
A la hora de responder a la pregunta de cómo se debe hacer el mantenimiento preventivo surgen dos opciones; efectuarlo internamente o contratar a un proveedor. Decidirse por una de las dos opciones es una de las determinaciones más importantes que debe tomar el responsable de la gestión de la flota, pero en ambos casos hay que asegurarse de que el técnico o técnicos cuenten con los conocimientos y la experiencia necesarios para ello. En el caso de decantarse por un proveedor, hay que asegurarse de que se cumplen todos los requisitos y nuestras expectativas de acuerdo con nuestro programa de mantenimiento preventivo. Mediante un software de gestión es posible saber cuál es el mejor proveedor para tus mantenimientos. Esto permite comparar precios de diferentes servicios técnicos o saber cuándo negociar un descuento.
Implicar a los conductores
La participación del operador del vehículo en su mantenimiento es trascendental, ya que es quien puede reducir proactivamente muchas incidencias y averías. Por ello se debe establecer un protocolo de revisión del vehículo antes, durante y después de un viaje, facilitando la comunicación directa y sencilla de cualquier problema potencial en el vehículo. De esta manera se obtiene información valiosa para analizar los costes de combustible y mantenimiento de los vehículos.
Aprovechar las ventajas de un software de gestión
El mantenimiento de una flota vehicular es una partida de gasto variable clave para la cuenta de resultados de cualquier compañía que transporta mercancías. La tecnología facilita hoy su programación mediante el uso de un software de mantenimiento preventivo con el que decir adiós a los tradicionales sistemas manuales. Esta herramienta establece plazos de revisión y particulariza los mantenimientos para cada unidad. También emite registros de historiales detallados e informes precisos sobre el estado de los vehículos, de forma que se puede saber cuándo ha llegado el momento de sustituir una unidad por otra más eficiente.
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