Microsoft SharePoint existe desde 2001 y es uno de los principales recursos de colaboración empresarial en la actualidad. Sin embargo, no fue hasta el lanzamiento de SharePoint 2007 que las empresas realmente comenzaron a aprovechar el poder de la colaboración en línea. Microsoft lanzó las versiones finales de sus productos SharePoint Server 2016 y Office Online Server en mayo de 2016 y fue un lanzamiento significativo por parte del gigante del software, ya que SharePoint 2016 incluye varias capacidades nuevas para usuarios finales, profesionales de TI y administradores. Muchos ya han dicho que SharePoint Server 2016 es la versión de SharePoint Server más confiable, escalable, segura y de mayor rendimiento hasta la fecha.
La plataforma de SharePoint incluye SharePoint Designer, SharePoint Foundation, SharePoint Online, SharePoint Server y SharePoint Workspace; a continuación se muestran los 10 beneficios principales.
1. Proporcione una experiencia de usuario sencilla, familiar y coherente
SharePoint está estrechamente integrado con aplicaciones de escritorio cliente conocidas, correo electrónico y navegadores web para brindar una experiencia de usuario consistente que simplifica la forma en que las personas interactúan con el contenido, los procesos y los datos comerciales. Esta estrecha integración, junto con una sólida funcionalidad lista para usar, lo ayuda a emplear los propios servicios y facilita la adopción de productos.
2. Simplifique las actividades comerciales diarias
Aproveche los flujos de trabajo listos para iniciar, rastrear e informar actividades comerciales comunes, como la revisión y aprobación de documentos, el seguimiento de problemas y la recopilación de firmas. Y puede completar estas actividades sin ningún tipo de codificación. La estrecha integración con las aplicaciones cliente conocidas, el correo electrónico y los navegadores web le proporciona una experiencia sencilla y coherente.
3. Ayude a cumplir con los requisitos reglamentarios
Al especificar la configuración de seguridad, las políticas de almacenamiento, las políticas de auditoría y las acciones de vencimiento para los registros comerciales de acuerdo con las regulaciones de cumplimiento, puede ayudar a garantizar que su información comercial confidencial se pueda controlar y administrar de manera efectiva. Y puede reducir el riesgo de litigios para su organización.
4. Gestionar y reutilizar el contenido de forma eficaz
Los usuarios comerciales y los autores de contenido pueden crear y enviar contenido para su aprobación e implementación programada en sitios de Internet o intranet. La administración de contenido multilingüe se simplifica a través de nuevas plantillas de biblioteca de documentos que están diseñadas específicamente para mantener una relación entre la versión original y las diferentes traducciones de un documento.
5. Simplifique el acceso a los datos comerciales
Brinde a sus usuarios acceso a los datos comerciales que se encuentran en sistemas de línea de negocios comunes como Microsoft CRM a través de SharePoint. Los usuarios también pueden crear vistas e interacciones personalizadas con los sistemas comerciales a través de un navegador arrastrando conexiones de back-end configurables. Los repositorios de documentos administrados para toda la empresa ayudan a sus organizaciones a almacenar y organizar documentos comerciales en una ubicación central.
6. Conecte a los empleados con información y experiencia
Enterprise Search incorpora datos comerciales junto con información sobre documentos, personas y páginas web para producir resultados completos y relevantes. Funciones como el colapso de duplicados, la corrección ortográfica y las alertas mejoran la relevancia de los resultados para que pueda encontrar fácilmente lo que necesita.
7. Acelerar los procesos comerciales compartidos
Sin codificar ninguna aplicación personalizada, puede utilizar soluciones inteligentes basadas en formularios electrónicos para recopilar información comercial crítica de clientes, socios y proveedores a través de un navegador web. Las reglas de validación de datos incorporadas lo ayudan a recopilar datos precisos y consistentes que se pueden integrar directamente en los sistemas de back-end para evitar la redundancia y los errores que resultan del reingreso manual de datos.
8. Comparta sin divulgar información confidencial
Brinde a sus empleados acceso a hojas de cálculo interactivas de Microsoft Office Excel en tiempo real desde un navegador web a través de Excel Services que se ejecuta en SharePoint. Utilice estas hojas de cálculo para mantener y compartir de manera eficiente una versión central y actualizada mientras ayuda a proteger cualquier información patentada incrustada en los documentos, como los modelos financieros.
9. Permitir a los empleados tomar decisiones mejor informadas
SharePoint facilita la creación de portales de inteligencia empresarial (BI) interactivos y en vivo que recopilan y muestran información crítica para el negocio de fuentes dispares, utilizando capacidades de BI integradas, como paneles, elementos web, cuadros de mando, indicadores clave de rendimiento (KPI) y tecnologías de conectividad de datos empresariales. Los sitios del Centro de informes centralizados brindan a los usuarios un lugar único para ubicar los informes, hojas de cálculo o KPI más recientes.
10. Proporcionar una plataforma única e integrada
SharePoint se basa en una arquitectura abierta y escalable con soporte para servicios web y estándares de interoperabilidad, incluidos XML y el Protocolo simple de acceso a objetos (SOAP). El servicio tiene interfaces de programación de aplicaciones (API) ricas y abiertas y controladores de eventos para listas y documentos. Estas características brindan integración con los sistemas existentes y la flexibilidad para incorporar nuevas inversiones en TI que no son de Microsoft.
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